Gli eventi B2B sono parte integrante per le strategie di marketing e networking aziendali, offrendo l’opportunità di costruire relazioni durature e condividere conoscenze. Organizzare un evento di successo in questo mondo richiede pianificazione, strategia e attenzione ai dettagli. Questo articolo fornisce una guida approfondita su come organizzare un evento B2B memorabile, coprendo tutte le fasi, dalla pianificazione all’esecuzione fino ad arrivare al post evento.
Le fasi d’organizzazione di un evento b2b
Il primo passo per organizzare un evento B2B di successo è identificare obiettivi chiari e misurabili. Gli obiettivi devono allinearsi con la strategia aziendale, fungendo da bussola per ogni decisione nella pianificazione ed esecuzione dell’evento. In questa fase è fondamentale segmentare e profilare il pubblico in base agli interessi e alle esigenze per personalizzare l’esperienza e massimizzare il coinvolgimento. Più meticolosa sarà la scelta del target, meglio riuscirà la funzione commerciale post-evento, grazie alla presenza di possibili lead da trasformare in prospect genuinamente interessati alla partecipazione.
Una volta profilato il target è opportuno scegliere la tipologia di evento e la location necessaria per un corretto svolgimento. Dalle conferenze ai webinar online, ogni formato ha le sue esigenze specifiche, e la scelta del luogo o della piattaforma (nel caso di eventi online), dovrebbe facilitare il networking e offrire un valore aggiunto ai partecipanti. Quanto alla scelta del luogo, è importante considerare la capacità e la flessibilità della location, in modo da ospitare il numero previsto di partecipanti e consentire varie configurazioni degli spazi per conferenze, workshop o attività di networking. Inoltre, è cruciale valutare la facilità di accesso e la comodità per i partecipanti, nonché l’adeguatezza del luogo rispetto all’immagine e al valore che si desidera comunicare. Nota bene; è necessario prendere in considerazione le normative e le linee guida locali in materia di eventi, nonché le misure di sicurezza e igiene, specialmente in contesti post-pandemici.
Definisci un budget; Organizzare un evento richiede una pianificazione accurata e una gestione efficace. Questo budget servirà a delineare cosa si può fare, cosa non si riuscirà a fare e, in corso d’opera, come cambiare percorso.
In un mondo sempre più digital e connesso, l’utilizzo della tecnologia può fare la differenza. Dalle app per eventi alle piattaforme di gestione dei partecipanti, la tecnologia può semplificare molti aspetti dell’organizzazione e migliorare l’esperienza complessiva. Assicurati quindi di utilizzare software ad Hoc, in modo tale da coinvolgere gli utenti e risparmiare tempo con gli automatismi forniti dalla tecnologia.
La pianificazione delle attività da svolgere è un altro aspetto cruciale. Questo può includere sessioni tematiche, tavole rotonde o workshop su temi specifici, fornendo ai partecipanti un contesto per iniziare conversazioni mirate e favorire il networking. Definisci le attività migliori in relazione al tema dell’evento e del tuo target, ricordati che il focus principale è favorire l’interazione dei partecipanti.
Progettare un programma è essenziale per orchestrare in modo armonioso le diverse fasi dello sviluppo. Dettagliare con precisione gli orari e le tappe degli impegni costituisce la chiave per garantire una transizione fluida e efficiente tra le attività previste. Creare un piano dettagliato non solo fornisce una guida strutturata per i partecipanti, ma facilita anche la gestione e il coordinamento delle risorse coinvolte
La scelta del team di gestione dell’evento è un altro elemento chiave. Dall’organizzatore al catering, o nel caso degli eventi online ai tecnici, ogni figura ricopre un ruolo fondamentale. Assicurati quindi di formare il team migliore e soprattutto che ricopra tutte le funzioni necessarie, per fare in modo che si svolga tutto secondo i piani.
La sponsorizzazione gioca un ruolo chiave nel modello B2B, soprattutto se sei alla prime armi e hai necessità di far conoscere il tuo brand. È importante utilizzare le strategie di marketing più funzionali per veicolare l’evento e far sì che si iscrivano più persone possibili in target. Nel corso della guida approfondiremo nel dettaglio il nostro metodo e tutte le principali possibilità che ci vengono incontro.
Dopo l’evento, è importante fare un follow-up con i partecipanti per creare ulteriori interazioni e nel migliore dei casi, vendite.
Come strutturare un evento B2B
Strutturare un evento B2B è una sfida che richiede un impegno costante e una gestione efficiente.
Uno degli aspetti più importanti di questi eventi è il networking e le relazioni tra i partecipanti. Creare opportunità strutturate per il networking non solo facilita la comunicazione tra i partecipanti, ma crea anche un ambiente favorevole per stabilire relazioni di valore e identificare potenziali partnership o clienti. Questo può essere realizzato attraverso sessioni di networking mirate e momenti di socializzazione.
Un altro elemento di successo è la presenza di relatori e moderatori esperti. Sia per la modalità online che quella offline, i partecipanti sono lì per imparare e acquisire nuove competenze, quindi è fondamentale che i relatori siano figure specializzate e in grado di fornire contenuti di valore. Per quanto riguarda eventi di presentazione legati alla vendita di servizi o prodotti, assicurati di presentare il giusto personale per agevolare l’interazione con i possibili prospect. Soprattutto nel modello B2B per la vendita di servizi, fornisci dei case study. Essi rappresentano un ottimo modo da parte delle aziende di far conoscere il proprio potenziale e di come possono risolvere determinati problemi o esigenze.
Fornisci contenuti di valore per coinvolgere il pubblico e costruire relazioni di lunga durata. Puoi avvalerti dell’utilizzo di video o immagini che illustrino al meglio i tuoi prodotti o servizi, per presentarti ai vari utenti.
In caso di eventi fisici, fornisci una copia del programma in modo che i partecipanti possano organizzarsi per partecipare ai diversi momenti e avere chiari i temi delle varie attività proposte. Un programma ben strutturato può aiutare a garantire che il tutto si sviluppi in modo coeso e ben sincronizzato.
La gestione degli imprevisti è un altro aspetto da tenere in considerazione per l’organizzazione di un evento. Questo può includere la preparazione di piani di contingenza, la formazione del personale su come gestire situazioni di emergenza e la comunicazione efficace con i partecipanti in caso di cambiamenti. Assicurati che in situazioni critiche ci sia sempre un piano alternativo al fine di evitare eventuali interruzioni nell’andamento dell’evento, le quali potrebbero suggerire ai partecipanti un livello di organizzazione poco efficiente da parte dell’ente promotore.
Durante e post-evento approfitta dell’occasione di ricevere feedback e consigli, saranno preziosi per affrontare e migliorare eventuali lacune nelle future occasioni.
Come promuovere un evento B2B
Organizzare un evento di successo richiede una strategia di promozione ben strutturata.
Un elemento chiave di questa strategia è la ricerca di sponsor e media partner. Gli sponsor garantiscono un’opportunità unica di ricevere un sostegno finanziario e aumentare la visibilità dell’evento. Per attrarre sponsor, è importante identificare le aziende che potrebbero trarre beneficio dalla sponsorizzazione e presentare loro una proposta dettagliata che evidenzi i vantaggi che otterranno, come la visibilità del brand e l’opportunità di interagire direttamente con il pubblico di riferimento. I media partner, d’altro canto, possono aiutare a raggiungere un pubblico più ampio e a creare un “buzz” attorno all’evento. Questo può includere la condivisione di contenuti esclusivi, la promozione dell’evento sui loro canali e la possibilità di intervistare relatori o partecipanti
L’utilizzo di hashtag è un altro strumento efficace per la promozione. Gli hashtag possono aiutare a raggiungere un pubblico più ampio sui social media e a creare un senso di comunità tra i partecipanti. È importante scegliere hashtag pertinenti e promuoverli con anticipo, idealmente almeno un mese prima dell’evento, per genere traffico e engagement sui canali social istituzionali.
Invitare gli utenti tramite mailing list e DEM (Direct Email Marketing) rappresenta il metodo più efficace per raggiungere un pubblico specifico e in maniera diretta. Questo può includere l’invio di contenuti personalizzati per membri VIP o per coloro che hanno già partecipato a edizioni precedenti. Per massimizzare l’efficacia di questa strategia, è importante affidarsi a un database profilato e comprendere le esigenze di ogni buyer personas.
Infine non dimenticare di esplorare la via delle campagne sponsorizzate, che offrono numerosi vantaggi, tra cui:
- Aumento della visibilità e coinvolgimento: le campagne sponsorizzate permettono di aumentare la visibilità dell’evento riuscendo ad arrivare a un pubblico più ampio rispetto al proprio database.
- Targeting specifico: Le campagne sponsorizzate consentono di indirizzare in modo mirato il pubblico di riferimento in base a criteri demografici, interessi e comportamenti, aumentando la probabilità di raggiungere persone interessate e in target con l’evento.
- Monitoraggio dei risultati: le campagne sponsorizzate offrono strumenti per monitorare l’andamento della campagna, valutare l’interazione del pubblico e misurare il ritorno sull’investimento, consentendo di ottimizzare le strategie di promozione.
In breve, quando dovrai promuovere il tuo evento, valuta anche l’utilizzo di campagne, scegliendo con cura la piattaforma per le tue inserzioni. Da Linkedin, il social preferenziale per il B2B, a Meta e Google, potresti scoprire una vera miniera d’oro.
Cosa fare dopo aver organizzato l’evento
Dopo aver organizzato un evento, è fondamentale seguire alcune best practices per massimizzare il ROI (ritorno sull’investimento) e mantenere vivo l’interesse dei partecipanti.
In primis, ricordati di ringraziare i partecipanti per la loro presenza e coinvolgimento. Puoi inviare un’email di ringraziamento personalizzata, che include anche un breve sondaggio per raccogliere feedback e suggerimenti per migliorare i prossimi appuntamenti.
Condividi foto e video dell’evento sui social media per mantenere vivo l’interesse e promuovere ulteriormente la tua azienda e i prodotti o servizi. Assicurati di utilizzare hashtag pertinenti e di taggare i partecipanti e gli speaker per aumentare la visibilità dei tuoi contenuti.
Inoltre, condividi i materiali presentati dai relatori e dai moderatori, come slide, presentazioni, video istituzionali e case study; è un modo efficace per fornire valore aggiunto ai partecipanti e dimostrare la tua competenza nel settore di appartenenza. Puoi creare una pagina dedicata sul tuo sito web o inviare un’email con i link ai materiali.
Oltre alle best practice elencate fino ad ora, è importante seguire e coltivare i contatti ottenuti durante l’evento. Segmenta i tuoi prospect in base al loro livello di interesse, esigenze e preferenze e personalizza i messaggi di follow-up per migliorare l’efficacia delle tue comunicazioni. Puoi anche organizzare webinar, workshop o incontri one-to-one per approfondire ulteriormente i temi trattati durante l’evento e avvicinare i prospect alla fase di acquisto. Questo permetterà di massimizzare il lead nurturing generato e trasformare i possibili prospect in clienti.
Per concludere, monitora le metriche dell’evento, come il numero di partecipanti, i lead generati, le vendite realizzate e i feedback ricevuti, in maniera concreta, per identificare le aree di miglioramento e replicare le strategie vincenti per gli eventi futuri.
Ora che hai delineato il percorso per un evento di successo nel settore B2B, puoi passare all’atto pratico implementando tutte le fasi chiave per conferire un’esperienza memorabile a tutti i partecipanti.
Se invece vuoi affidarti a un team di specialisti, noi di MLC Consulting organizziamo più di 10 eventi (convegni in presenza o webinar) attraverso le nostre testate specializzate nella Supply Chain & Automation, raccogliendo migliaia di Decision Maker e professionisti del settore.
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